Chi phí tuyển một nhân viên là bao nhiêu? Cách tính thực tế

Chi phí tuyển một nhân viên thực sự là bao nhiêu? Đừng chỉ tính tiền đăng tin

Doanh nghiệp chi 5 triệu đồng cho một đợt tuyển dụng và tuyển được 10 người. Có thể kết luận chi phí tuyển một người là 500.000 đồng hay chưa?

Chưa chắc.

Ngoài tiền đăng tin hoặc quảng cáo, doanh nghiệp còn có thể phát sinh thời gian của HR, chi phí sàng lọc, phỏng vấn, công cụ tuyển dụng, cộng tác viên và nhiều nguồn lực khác.

Quan trọng hơn, 10 người “đồng ý nhận việc” chưa chắc có nghĩa doanh nghiệp đã có 10 nhân viên thực tế.

Một số ứng viên có thể không xuất hiện vào ngày nhận việc. Một số khác bắt đầu làm nhưng nghỉ rất sớm.

Vì vậy, muốn biết chi phí tuyển dụng một nhân viên thực sự, doanh nghiệp cần xác định trước: mình đang tính chi phí đến bước nào của phễu tuyển dụng?

Chi phí tuyển dụng không chỉ là tiền đăng tin

Khi nói về chi phí tuyển dụng, nhiều doanh nghiệp thường nghĩ ngay đến:

• Phí đăng tin tuyển dụng.

• Ngân sách chạy quảng cáo.

• Phí trả cho đơn vị tuyển dụng.

Đây là những khoản dễ nhìn thấy vì chúng xuất hiện trực tiếp trên hóa đơn hoặc báo cáo chi tiêu.

Nhưng quá trình tuyển một người thường còn sử dụng nhiều nguồn lực khác.

Nếu không tính đến chúng, doanh nghiệp có thể đánh giá một kênh tuyển dụng “rất rẻ” trong khi tổng chi phí thực tế lại cao.

1. Chi phí đăng tin và quảng bá tuyển dụng

Đây là nhóm chi phí trực tiếp và dễ theo dõi nhất.

Có thể bao gồm:

• Phí đăng tin trên nền tảng tuyển dụng.

• Phí làm nổi bật tin.

• Ngân sách quảng cáo.

• Chi phí truyền thông tuyển dụng.

• Chi phí các kênh tạo ứng viên khác.

Tuy nhiên, số tiền này chỉ cho biết doanh nghiệp đã bỏ ra bao nhiêu để tạo nguồn ứng viên, chưa phản ánh đầy đủ kết quả tuyển dụng cuối cùng.

2. Chi phí thời gian của bộ phận tuyển dụng

Thời gian của HR cũng là một nguồn lực có chi phí.

Một chiến dịch tạo ra rất nhiều hồ sơ không phù hợp có thể khiến nhân sự tuyển dụng phải dành hàng chục giờ để:

• Đọc hồ sơ.

• Gọi điện.

• Nhắn tin.

• Sàng lọc ứng viên.

• Xếp lịch phỏng vấn.

• Nhắc lịch.

• Cập nhật trạng thái.

• Liên hệ lại những người không phản hồi.

Vì vậy, nguồn mang lại hồ sơ rẻ nhất chưa chắc là nguồn có chi phí tuyển người thấp nhất.

3. Chi phí thời gian của người phỏng vấn

Tuyển dụng không chỉ sử dụng nguồn lực của HR.

Quản lý bộ phận, trưởng nhóm, kỹ thuật hoặc người phụ trách chuyên môn cũng có thể tham gia phỏng vấn và đánh giá ứng viên.

Nếu mỗi ngày có nhiều ứng viên không phù hợp được chuyển tới phỏng vấn, chi phí thời gian không chỉ nằm ở phòng nhân sự mà lan sang các bộ phận khác.

Đây là lý do sàng lọc đúng trước phỏng vấn có giá trị lớn hơn việc đơn thuần tạo thật nhiều hồ sơ.

4. Chi phí công cụ và hệ thống tuyển dụng

Tùy mô hình, doanh nghiệp có thể sử dụng:

• Phần mềm quản lý tuyển dụng.

• CRM ứng viên.

• Công cụ liên lạc.

• Hệ thống lưu trữ CV.

• Công cụ quảng cáo.

• Các dịch vụ hỗ trợ tuyển dụng khác.

Các khoản này có thể được sử dụng cho nhiều vị trí và nhiều chiến dịch, vì vậy cách phân bổ chi phí cần phù hợp với hệ thống kế toán và quản trị của từng doanh nghiệp.

5. Chi phí khi ứng viên hẹn nhưng không đến

Một ứng viên không đến phỏng vấn không nhất thiết làm doanh nghiệp mất thêm một khoản tiền trực tiếp.

Nhưng doanh nghiệp đã sử dụng nguồn lực để đưa ứng viên đến bước đó:

Quảng bá → thu hồ sơ → gọi điện → sàng lọc → đặt lịch → chuẩn bị phỏng vấn.

Nếu tỷ lệ ứng viên bỏ lịch cao, chi phí tạo ra một cuộc phỏng vấn thực tế sẽ tăng lên.

6. Chi phí khi ứng viên đạt nhưng không nhận việc

Đây là một bước sâu hơn trong phễu.

Doanh nghiệp đã bỏ gần như toàn bộ nguồn lực tuyển dụng nhưng cuối cùng ứng viên từ chối lời mời hoặc chọn một công việc khác.

Nếu hiện tượng này xảy ra nhiều, việc chỉ tăng ngân sách tìm thêm hồ sơ có thể chưa giải quyết đúng nguyên nhân.

Doanh nghiệp nên kiểm tra các yếu tố như:

• Thu nhập.

• Địa điểm.

• Ca làm.

• Tốc độ ra quyết định.

• Thông tin công việc.

• Trải nghiệm ứng viên.

7. Chi phí tuyển lại khi nhân viên mới nghỉ sớm

Một trường hợp đáng chú ý hơn là doanh nghiệp đã tuyển được người, nhân viên đã bắt đầu làm nhưng nghỉ sau một thời gian rất ngắn.

Khi đó, nhu cầu tuyển dụng ban đầu có thể xuất hiện trở lại.

Doanh nghiệp có thể phải lặp lại:

Đăng tuyển → tìm ứng viên → sàng lọc → phỏng vấn → nhận việc.

Vì vậy, khi đánh giá hiệu quả tuyển dụng, doanh nghiệp có thể theo dõi thêm khả năng duy trì của nhân viên mới thay vì dừng báo cáo ngay tại ngày nhận việc.

Vậy Cost Per Hire là gì?

Ở mức đơn giản, doanh nghiệp có thể hiểu Cost Per Hire là chi phí bình quân để tạo ra một lượt tuyển dụng thành công.

Một công thức quản trị đơn giản có thể được biểu diễn:

Chi phí tuyển dụng bình quân = Tổng chi phí tuyển dụng ÷ Số người tuyển được

Nhưng vấn đề quan trọng nằm ở cách doanh nghiệp định nghĩa “tuyển được”.

Có thể là:

• Ứng viên đồng ý nhận việc.

• Ứng viên thực tế bắt đầu làm.

• Nhân viên vượt qua một mốc duy trì mà doanh nghiệp lựa chọn.

Doanh nghiệp nên thống nhất một định nghĩa trước khi so sánh số liệu giữa các tháng hoặc giữa các nguồn tuyển dụng.

Ví dụ: Chi 10 triệu đồng tuyển dụng thì chi phí một người là bao nhiêu?

Giả sử một chiến dịch có tổng chi phí được doanh nghiệp xác định là 10.000.000 đồng.

Cùng một ngân sách 10 triệu đồng nhưng doanh nghiệp có thể nói:

• 50.000 đồng cho một hồ sơ.

• 200.000 đồng cho một người đến phỏng vấn.

• 500.000 đồng cho một người bắt đầu làm.

• Khoảng 666.667 đồng cho một người còn lại tại mốc theo dõi trong ví dụ.

Tất cả đều là phép tính đúng về mặt số học, nhưng chúng đang đo những kết quả hoàn toàn khác nhau.

Số liệu trên chỉ dùng để minh họa phương pháp tính, không đại diện cho chi phí tuyển dụng chuẩn trên thị trường.

Đừng hỏi “nguồn nào rẻ nhất?” quá sớm

Giả sử doanh nghiệp sử dụng hai nguồn tuyển dụng.

Nếu tính chi phí/hồ sơ, Nguồn A có vẻ hấp dẫn hơn.

Nhưng nếu mục tiêu của doanh nghiệp là có người thực tế đi làm, cách đánh giá sẽ thay đổi.

Đây tiếp tục là ví dụ minh họa, không phải dữ liệu hiệu suất của bất kỳ kênh tuyển dụng cụ thể nào.

5 chỉ số doanh nghiệp có thể theo dõi thay vì chỉ nhìn tiền quảng cáo

1. Chi phí trên mỗi hồ sơ

Cho biết chi phí tạo nguồn ứng viên.

2. Chi phí trên mỗi ứng viên phù hợp

Giúp loại bớt ảnh hưởng của những nguồn tạo nhiều hồ sơ nhưng sai đối tượng.

3. Chi phí trên mỗi người đến phỏng vấn

Phản ánh sâu hơn chất lượng của nguồn và quy trình xác nhận ứng viên.

4. Chi phí trên mỗi người thực tế nhận việc

Đưa phép đo gần hơn với nhu cầu nhân sự thực tế.

5. Chi phí trên nhân viên duy trì tại mốc doanh nghiệp lựa chọn

Có thể hữu ích với những vị trí thường xảy ra tình trạng nhân viên mới nghỉ sớm.

Làm thế nào giảm chi phí tuyển dụng mà không đơn giản là cắt ngân sách?

Giảm chi phí tuyển dụng không nhất thiết đồng nghĩa với chi ít tiền quảng cáo hơn.

Một cách khác là cải thiện tỷ lệ chuyển đổi trong toàn bộ phễu.

Ví dụ:

• Viết tin rõ hơn để giảm hồ sơ sai đối tượng.

• Phản hồi nhanh để giảm mất ứng viên.

• Sàng lọc đúng để giảm phỏng vấn không cần thiết.

• Minh bạch công việc để giảm từ chối nhận việc.

• Chuẩn hóa onboarding để hạn chế nghỉ sớm do thiếu thông tin hoặc hướng dẫn.

Nếu cùng một lượng ngân sách tạo ra nhiều người thực tế đi làm hơn, chi phí bình quân trên một kết quả tuyển dụng sẽ tự giảm.

Checklist để doanh nghiệp biết mình đang tốn tiền ở đâu

1. Tổng hợp chi phí tuyển dụng theo từng nguồn.

2. Theo dõi số hồ sơ từ từng nguồn.

3. Đánh dấu hồ sơ phù hợp và không phù hợp.

4. Ghi nhận số người đến phỏng vấn.

5. Ghi nhận số người được đề nghị nhận việc.

6. Theo dõi số người đồng ý.

7. Theo dõi số người thực tế bắt đầu.

8. Ghi nhận nguồn của từng ứng viên.

9. Theo dõi nhân viên mới tại các mốc phù hợp.

10. So sánh chi phí dựa trên kết quả cuối phễu.

Chi phí thấp nhất chưa chắc tạo ra tuyển dụng hiệu quả nhất

Một kênh mang lại hồ sơ với giá rất thấp có thể trông hấp dẫn trên báo cáo.

Nhưng nếu HR phải xử lý hàng trăm hồ sơ không phù hợp hoặc rất ít người thực tế đi làm, chi phí cuối cùng có thể không còn thấp.

Ngược lại, một nguồn có chi phí tạo hồ sơ cao hơn nhưng mang lại đúng đối tượng và tỷ lệ nhận việc tốt hơn có thể tạo ra kết quả khác.

Vì vậy, thay vì chỉ hỏi:

“Một hồ sơ giá bao nhiêu?”

Doanh nghiệp nên tiến thêm một bước:

“Để có một người thực tế đi làm, chúng ta đang tốn bao nhiêu?”

Doanh nghiệp đang cần tuyển dụng?

Hãy theo dõi nguồn ứng viên và toàn bộ hành trình tuyển dụng để biết ngân sách đang tạo ra hồ sơ, cuộc phỏng vấn hay nhân sự thực tế.

Đăng nhu cầu tuyển dụng

Câu hỏi thường gặp

Chi phí tuyển dụng một nhân viên gồm những gì?

Tùy cách quản trị của doanh nghiệp, chi phí có thể gồm phí đăng tuyển, quảng bá, công cụ, nguồn lực HR, dịch vụ tuyển dụng và những khoản liên quan khác. Doanh nghiệp cần xác định phạm vi chi phí trước khi tính toán.

Cost Per Hire được tính như thế nào?

Ở mức đơn giản, có thể lấy tổng chi phí tuyển dụng chia cho số lượt tuyển dụng thành công theo định nghĩa mà doanh nghiệp đã thống nhất.

Tại sao chi phí một hồ sơ thấp nhưng doanh nghiệp vẫn tuyển dụng tốn kém?

Vì hồ sơ chỉ là đầu phễu. Nếu nhiều hồ sơ không phù hợp, không đến phỏng vấn, không nhận việc hoặc không thực tế bắt đầu, chi phí cho kết quả cuối cùng vẫn có thể cao.

Làm sao giảm chi phí tuyển dụng?

Ngoài tối ưu ngân sách, doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng tin, nguồn ứng viên, tốc độ xử lý, sàng lọc, tỷ lệ nhận việc và trải nghiệm của nhân viên mới để tăng hiệu quả trên cùng một lượng chi phí.