Thuê công ty cung ứng lao động có đắt không? Cách tính chi phí để doanh nghiệp không thuê nhầm

Thuê công ty cung ứng lao động có đắt không? Đây là câu hỏi nhiều doanh nghiệp đặt ra khi nhà máy thiếu công nhân, tuyển dụng kéo dài hoặc bộ phận nhân sự đã đăng tuyển trên nhiều kênh nhưng vẫn không đủ người.

Khi nhận một báo giá dịch vụ cung ứng lao động, phản ứng đầu tiên thường là so sánh mức phí với chi phí doanh nghiệp tự tuyển. Tuy nhiên, nếu chỉ nhìn vào giá dịch vụ, doanh nghiệp rất dễ đưa ra một phép so sánh chưa đầy đủ.

Điều cần quan tâm hơn là: Doanh nghiệp thực sự phải bỏ ra bao nhiêu tiền để có được một lao động phù hợp và đi làm?

1. Thuê công ty cung ứng lao động có thực sự đắt?

Câu trả lời là: không thể kết luận chỉ dựa vào báo giá.

Một đơn vị báo phí thấp chưa chắc mang lại chi phí tuyển dụng thấp. Ngược lại, một đơn vị có mức phí cao hơn nhưng cung cấp đủ nhân sự, đúng thời điểm và giảm được tỷ lệ bỏ việc có thể mang lại hiệu quả kinh tế tốt hơn.

Ví dụ, doanh nghiệp cần 100 công nhân nhưng tự tuyển trong một tháng chỉ đáp ứng được 40–50 người. Phần thiếu hụt còn lại có thể ảnh hưởng đến:

• Tiến độ sản xuất;

• Kế hoạch giao hàng;

• Chi phí tăng ca;

• Năng suất của đội ngũ hiện tại;

• Khả năng nhận thêm đơn hàng;

• Khối lượng công việc của bộ phận HR.

Vì vậy, khi đánh giá chi phí cung ứng lao động, doanh nghiệp nên nhìn vào tổng chi phí của bài toán thiếu người, không chỉ nhìn vào một dòng phí dịch vụ.

2. Doanh nghiệp đang tốn bao nhiêu tiền khi tự tuyển dụng?

Nhiều doanh nghiệp cho rằng tự tuyển là miễn phí hoặc rẻ hơn thuê ngoài. Nhưng trên thực tế, hoạt động tuyển dụng nội bộ cũng phát sinh nhiều loại chi phí.

Chi phí đăng tin tuyển dụng

Doanh nghiệp có thể phải trả tiền cho website tuyển dụng, quảng cáo mạng xã hội, quảng cáo tìm kiếm hoặc các kênh tiếp cận ứng viên khác.

Chi phí nhân sự HR

Nhân viên tuyển dụng phải dành thời gian đăng tin, tìm ứng viên, gọi điện, sàng lọc, hẹn phỏng vấn, xác nhận lịch và theo dõi người nhận việc.

Chi phí ứng viên không đến nhận việc

Có ứng viên đồng ý phỏng vấn nhưng không đến. Có người đã nhận việc nhưng không đi làm. Cũng có trường hợp đi làm vài ngày rồi nghỉ.

Những trường hợp này khiến doanh nghiệp phải bắt đầu lại quy trình tuyển dụng.

Chi phí do thiếu lao động

Đây thường là khoản khó nhìn thấy nhất. Khi một dây chuyền cần 50 người nhưng chỉ có 35 người, chi phí không đơn giản chỉ là “thiếu 15 lao động”.

Doanh nghiệp có thể phải tăng ca, điều chuyển nhân sự, giảm sản lượng hoặc kéo dài thời gian hoàn thành đơn hàng.

3. Cách tính chi phí tuyển dụng thực tế

Thay vì hỏi:

“Công ty này thu phí bao nhiêu?”

Doanh nghiệp nên hỏi:

“Tổng chi phí để có một người thực sự nhận việc là bao nhiêu?”

Có thể sử dụng công thức tham khảo:

Chi phí tuyển dụng trên một lao động = Tổng chi phí tuyển dụng / Số lao động thực tế nhận việc

Ví dụ, doanh nghiệp chi tổng cộng 30 triệu đồng cho một đợt tuyển dụng. Sau toàn bộ quá trình có 30 người thực tế nhận việc.

Chi phí tuyển dụng thực tế tương đương: 1 triệu đồng/người nhận việc.

Đây mới là con số phù hợp hơn để so sánh giữa tự tuyển và sử dụng dịch vụ cung ứng lao động.

4. Đừng chỉ hỏi giá – hãy hỏi doanh nghiệp nhận được gì

Khi so sánh các công ty cung ứng lao động, doanh nghiệp không nên chỉ gửi một câu: “Bên bạn báo giá bao nhiêu một người?”

Hãy yêu cầu đơn vị cung cấp làm rõ:

• Phạm vi dịch vụ bao gồm những công việc nào?

• Ứng viên được tìm kiếm từ nguồn nào?

• Có sàng lọc trước hay không?

• Tiêu chí xác định một ứng viên hợp lệ là gì?

• Phí tính theo hồ sơ, người nhận việc hay hình thức khác?

• Có chính sách thay thế trong trường hợp người lao động nghỉ sớm không?

• Thời gian dự kiến cung cấp nhân sự là bao lâu?

• Hai bên xác nhận số lượng lao động bằng cách nào?

• Các khoản phát sinh ngoài báo giá gồm những gì?

5. Giá rẻ nhất chưa chắc là phương án tiết kiệm nhất

Đây là một sai lầm khá phổ biến khi lựa chọn nhà cung cấp.

Giả sử có hai đơn vị:

• Đơn vị A có mức phí thấp nhưng cung cấp rất ít ứng viên phù hợp;

• Đơn vị B có mức phí cao hơn nhưng tỷ lệ ứng viên nhận việc tốt hơn.

Nếu chỉ nhìn vào đơn giá, A có vẻ rẻ hơn. Nhưng nếu tính trên số lao động thực tế nhận việc, kết quả có thể hoàn toàn ngược lại.

Vì vậy, doanh nghiệp nên đánh giá đồng thời chi phí – số lượng – chất lượng – tốc độ – tỷ lệ nhận việc.

6. 7 dấu hiệu doanh nghiệp có nguy cơ thuê nhầm công ty cung ứng lao động

1. Báo giá rất thấp nhưng không giải thích rõ phạm vi dịch vụ.

2. Cam kết số lượng lớn trong thời gian rất ngắn nhưng không trình bày phương án triển khai.

3. Không có quy trình xác nhận ứng viên rõ ràng.

4. Không quy định cụ thể trường hợp ứng viên bỏ việc hoặc không nhận việc.

5. Hợp đồng mô tả trách nhiệm hai bên quá chung chung.

6. Có nhiều khoản phí phát sinh không xuất hiện trong báo giá ban đầu.

7. Không có đầu mối phụ trách xuyên suốt quá trình triển khai.

7. Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ cung ứng lao động?

Thuê ngoài có thể đáng cân nhắc khi doanh nghiệp:

• Cần tuyển số lượng lớn trong thời gian ngắn;

• Đăng tuyển nhiều lần nhưng không đủ ứng viên;

• Thiếu công nhân làm ảnh hưởng đến sản xuất;

• Có nhu cầu lao động tăng đột biến theo đơn hàng;

• Cần lao động thời vụ;

• HR nội bộ không đủ nguồn lực triển khai tuyển số lượng lớn;

• Muốn mở rộng nguồn tuyển sang tỉnh hoặc khu vực lân cận.

8. Doanh nghiệp tại Hà Nam, Ninh Bình nên tính bài toán nguồn lao động theo khu vực

Với các doanh nghiệp sản xuất, kho vận và nhà máy tại Hà Nam và Ninh Bình, tuyển dụng không nên chỉ giới hạn trong phạm vi một địa phương.

Khi nguồn ứng viên tại khu vực gần nhà máy không đáp ứng đủ, doanh nghiệp có thể cân nhắc mở rộng hoạt động tuyển dụng sang những khu vực lân cận phù hợp với điều kiện đi lại và đặc điểm công việc.

Điều quan trọng là phải tính đồng thời: khoảng cách, thu nhập, ca làm, hỗ trợ đi lại và khả năng duy trì việc làm.

9. 5 câu hỏi cần đặt ra trước khi ký hợp đồng cung ứng lao động

Câu hỏi 1: Chi phí được tính khi nào?

Khi nhận hồ sơ, khi ứng viên đến phỏng vấn, khi nhận việc hay sau một khoảng thời gian làm việc?

Câu hỏi 2: Nếu ứng viên nghỉ sớm thì xử lý thế nào?

Chính sách này cần được thể hiện rõ trước khi triển khai.

Câu hỏi 3: Có giới hạn số lượng ứng viên cung cấp không?

Doanh nghiệp cần hiểu rõ phạm vi cam kết thay vì chỉ nghe con số tổng quát.

Câu hỏi 4: Có chi phí nào ngoài báo giá không?

Các khoản phát sinh nên được thống nhất trước.

Câu hỏi 5: Hiệu quả được đo bằng chỉ số nào?

Hai bên nên thống nhất KPI có thể đo lường thay vì chỉ đánh giá bằng cảm nhận.

10. Cách so sánh 3 công ty cung ứng lao động trước khi lựa chọn

Doanh nghiệp có thể tạo một bảng đơn giản với các tiêu chí:

Cách này giúp bộ phận HR và ban lãnh đạo tránh lựa chọn nhà cung cấp chỉ vì một mức giá ban đầu thấp hơn.

Câu hỏi thường gặp về chi phí cung ứng lao động

Thuê công ty cung ứng lao động có đắt không?

Không thể đánh giá chỉ dựa trên đơn giá. Doanh nghiệp nên tính tổng chi phí tuyển dụng và chi phí trên mỗi lao động thực tế nhận việc.

Giá dịch vụ cung ứng lao động được tính như thế nào?

Tùy mô hình hợp tác, phạm vi công việc, số lượng cần tuyển, độ khó của vị trí và chính sách của từng đơn vị. Doanh nghiệp cần yêu cầu báo giá thể hiện rõ cách tính trước khi ký hợp đồng.

Tự tuyển hay thuê công ty tuyển dụng rẻ hơn?

Cần so sánh trên cùng một chỉ số. Nếu tự tuyển, doanh nghiệp nên cộng cả chi phí quảng cáo, nhân sự HR, thời gian xử lý và các chi phí liên quan đến thiếu hụt lao động.

Công ty cần tuyển 100 công nhân thì nên tự tuyển hay thuê ngoài?

Điều này phụ thuộc vào thời gian cần đủ người, năng lực HR nội bộ, nguồn lao động tại địa phương và chi phí thiếu hụt nhân sự. Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp cả tuyển nội bộ và nguồn tuyển bên ngoài.

Đừng hỏi “dịch vụ bao nhiêu tiền?” trước khi xác định bài toán tuyển dụng

Một báo giá chỉ thực sự có ý nghĩa khi doanh nghiệp đã xác định rõ:

• Cần bao nhiêu người?

• Cần đủ người trước ngày nào?

• Làm việc tại đâu?

• Thu nhập và chế độ như thế nào?

• Yêu cầu ứng viên ra sao?

• Tỷ lệ nhận việc tối thiểu mong muốn là bao nhiêu?

Khi những thông tin này rõ ràng, doanh nghiệp mới có cơ sở yêu cầu các nhà cung cấp đưa ra phương án và so sánh chi phí cung ứng lao động một cách hợp lý.

Doanh nghiệp đang cần tuyển công nhân hoặc lao động số lượng lớn?

Hãy gửi nhu cầu tuyển dụng, số lượng, vị trí và khu vực làm việc. HOMAN tiếp nhận thông tin để đánh giá nhu cầu và đề xuất phương án phù hợp.

GỬI NHU CẦU TUYỂN DỤNG XEM SÀN VIỆC LÀM

Kết luận

Thuê công ty cung ứng lao động có đắt không? Câu trả lời phụ thuộc vào hiệu quả mà doanh nghiệp nhận được, chứ không chỉ phụ thuộc vào mức phí ghi trên báo giá.

Một dịch vụ giá thấp nhưng không cung cấp đủ người có thể trở thành phương án đắt. Một phương án có chi phí cao hơn nhưng giúp doanh nghiệp tuyển đủ người, đúng thời điểm và giảm áp lực vận hành lại có thể mang lại giá trị tốt hơn.

Vì vậy, trước khi lựa chọn, hãy so sánh bằng chi phí thực tế trên mỗi lao động nhận việc, tốc độ tuyển, chất lượng nguồn ứng viên và điều khoản hợp tác. Đó là cách doanh nghiệp hạn chế rủi ro thuê nhầm và kiểm soát ngân sách tuyển dụng tốt hơn.